LA GESTION DOCUMENTAIRE
LE CLASSEMENT :
DEFINITION
Le
classement des documents est capital pour la vie de l'entreprise,
étant donné
qu’ils concernent la direction et conditionnent les prises de
décisions.
Contrairement aux autres services qui classent leurs dossiers par
grandes
séries (personnels, clients, fournisseurs) Le classement du
secrétariat est le
domaine du
« spécifique » et du
« diversifié », ce qui
rend
la tâche souvent complexe - les contrats - les notes - les
communications
internes - les comptes rendus - les statistiques - la
documentation - les
projets et autres dossiers spécialisés ... En
sachant qu’il faut pouvoir
retrouver les documents par nom, par thème, par
numéro, par date, etc. Comment
identifier simplement les dossiers, tant au moment du classement que de
la
recherche, alors que les accès sont multiples ?
De plus, ces documents sont parfois interdépendants et les
dossiers demandent
des suivis spécifiques, d’où
l’utilisation d'éphéméride,
de Post-it, de
surligneurs etc. Sans avoir la garantie absolue de ne rien oublier.
Un
bon classement doit permettre à
toutes les personnes travaillant dans le même bureau de
retrouver rapidement
l’information recherchée. Il doit donc
être accessible, être mis à jour
régulièrement (pas de retard de rangement, un
seul exemplaire de chaque
document par dossier, chaque document doit être
daté et avoir une dénomination
unique), être parlant : le choix du titre des dossiers doit
être judicieux :
éviter les titres imprécis, à
plusieurs significations, les sigles, être souple
et évolutif, utiliser le matériel de rangement
approprié qui permettra de
gagner de l’espace et du temps.
Selon
Bruno Savoyat, coach et
spécialiste de la gestion du temps, la recherche d'un
document ne doit pas
demander plus de quelques secondes ! Pour y parvenir, adoptez
une méthode
de classement efficace et quotidienne, les moyens de classement ne
manquent pas.
Chemises cartonnées, dossiers suspendus, tiroirs, mettez en
place des codes
couleurs dans votre classement afin d'avoir des repères
visuels et Il est inutile
de tout imprimer, vous pouvez consulter ou archiver certains de vos
dossiers ou
rapports sous leur version électronique dans votre
ordinateur.
Rangez vos documents selon la
fréquence d'utilisation. Sur votre table de travail, ne
doivent se trouver que
les dossiers en cours et les dossiers en attente. Adoptez la
règle
fréquence/proximité : les
dossiers dont vous vous servez tous les
jours doivent être à portée de main et
rangez dans des armoires ou tiroirs ceux
dont vous vous servez le moins. Disposez sur un rayonnage à
proximité de votre
bureau, tous les manuels, dictionnaires, guides ou catalogues dont vous
vous
servez au quotidien.
LES METHODES DE CLASSEMENT
CLASSEMENT ALPHABETIQUE
Les
documents sont classés suivant la
succession des lettres de l’alphabet. Lorsque la
première lettre des mots à
classer est identique, on classe selon l’ordre de la seconde
et ainsi de suite.
Cette
méthode est
très simple dans son principe mais
compliqué dans son utilisation,
rapide
uniquement si elle porte sur un nombre restreint de documents,
extensible à
l’infini mais peu sûr dans son
développement (listes à refaire, dossiers
à
déplacer, risques de déclassement et de perte de
documents).
CLASSEMENT NUMERIQUE
Les
dossiers sont classés dans l’ordre naturel des
nombres,
le dernier prenant le numéro suivant. Mais ce classement
nécessite la création
d’un répertoire alphabétique mis
à jour régulièrement.
Une
méthode très simple aussi du
point de vue extensibilité,
confidentialité, sécurité,
lisibilité.
Seulement
pour utiliser cette
méthode la création
d’un répertoire est obligatoire ce qui engendre
une recherche longue lorsqu’un
dossier est annulé ou périmé et il y a
une coupure dans la
suite des nombres du
classement.
CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU
THEMATIQUE
Le
classement se fait selon un ordre
logique en utilisant un plan de classement comportant la liste des
dossiers
regroupés par thèmes et par rubriques et un index
alphabétique comportant
l’ensemble des titres de dossiers classés par
ordre alphabétique et
l’indication de leur emplacement dans le lieu de classement.
Il est
indispensable d’utiliser une codification
(décimale, alphabétique,
alphanumérique, mnémotechnique). Les sous-sujets
sont classés par ordre
alphabétique ou numérique. Cette
méthode permet une extensibilité
(ajout de nombreuses
subdivisions au programme de classement). Mais
la recherche reste relativement longue, programme de classement
difficile à mettre en place (les utilisateurs
n’ayant pas le même sens du
rangement), ne se retrouveront pas.
CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE
Cette
méthode
est fondée sur les divisions territoriales ou
administratives : pays, département,
arrondissement... cette méthode est aussi très
simple et permet
une grande extensibilité.
L’utilisateur doit connaître parfaitement les
divisions territoriales.
CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE
Cette
méthode est destinée davantage
aux documents qu’aux dossiers. Il s’agit de
procéder à un classement par ordre
d’arrivée, les plus récentes sur le
dessus. Très simple et permet
extensibilité. Néanmoins la recherche sera longue si
l’on ne souvient pas
de la date du document.
CLASSEMENT DECIMAL
Cette
méthode est une combinaison du classement
idéologique
et du classement numérique Chaque classe comprend 10
divisions de O à 9. Cependant
la recherche est longue et le nombre de classes reste
limité à 10.
CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE