COMMENT REDIGER DES ECRITS EFFICACES

INTRODUCTION                                                                                  

Le  recueil et la capitalisation des informations (la traçabilité) et leur diffusion vers différents intervenants dans l’entreprise sont d’une importance extrême. Ces informations qui sont de nature et d’origine très diversifiées doivent être  de consignées sous forme de messages construits selon le thème, les destinataires, l’effet attendu. leur rédaction obéit aux règles communes suivantes :

·         Tout message écrit doit être aisément situé dans son contexte à travers une date, un lieu, un objet, une relation précise et concise des faits, des acteurs et des rôles.

·         Un message écrit doit toujours comporter une accroche, c’est-à-dire des mots ou des signes qui attirent l’œil du lecteur et lui donne envie d’en savoir plus

 LES TYPES D’ECRITS

1 - Le procès-verbal

C’est un écrit qui ne rapporte en principe que des faits. C’est un  écrit constat :  " Tel jour, à telle heure, à tel endroit, il s’est passé quelque chose " Il s’efforce de livrer avec objectivité et impartialité des événements, des paroles dites, des constatations sans commentaires.

C’est donc un message dans lequel ne figurent ni l’opinion du rédacteur, ni ses recommandations. Il ne contient que des faits, des observations matérielles ou le recueil de déclarations de témoins.

Exemples : Déclarations d’accident, d’incident, procès verbal d’essais de matériels,..

2 - Le compte-rendu

C’est l’exposé, le récit de faits, d’événements, de propos auxquels l’auteur a assisté, voire participé.

Il est destiné aux personnes présentes ( qui pourront retrouver, vérifier, utiliser l’information) et absentes (qui pourront s’informer de ce qui s’est dit ou fait)

Le compte rendu est à la fois descriptif et narratif

Il ne comporte pas en général de commentaires personnels de l’auteur. il est, toutefois fortement recommandé et utile d’éclairer le contexte ou de formuler une impression générale.

3 - Le compte-rendu de réunion

Il est rédigé à partir de notes prises sur le vif. Ces notes portent sur  :

    . Le déroulement même de la réunion (Mode de conduite, phases/ordre du jour, événements..)

    . Les propos tenus. Il n’est pas nécessaire pour cela de noter tout ce qui s’est dit mais saisir l’essentiel, les divergences de points de vue et,       surtout de bien identifier les orateurs

    . La conclusion de la réunion qui doit être consignée avec précision   ( Décisions prises, répartition des rôles, prochaines échéances s’il y a       lieu ..)

Il va sans dire que le compte-rendu de réunion doit mentionner :

    . Date, lieu et heure de la réunion

    . L’identité des participants, leurs rôles, les institutions auxquelles ils appartiennent

    . L’objet et l’ordre du jour de la réunion

Le compte-rendu de réunion, destiné essentiellement à la " mémoire collective " ne doit pas comporter de jugements personnels. Il ne doit surtout pas refléter ou mettre abusivement en évidence le point de vue du seul rédacteur. Et ce n’est pas toujours chose aisée….

4 - Le compte rendu critique

Le compte-rendu critique tient compte des attentes (réelles ou supposées..) du destinataire. Le rédacteur ne se contente plus de décrire, il juge les événements et les choses, donne son point de vue, son opinion.

Il est important de bien prendre conscience de la nature du jugement que l’on peut porter, en fonction des sujets traités et des destinataires. Le chef de projet doit, en général, éviter le jugement purement subjectif, celui qui s ‘exprime par des formules comme " j’aime, je n’aime pas, c’est laid, c’est beau .. Ce type de jugement n’est apprécié en effet que par le destinataire en communion d’opinion avec le rédacteur, chose rare en milieu industriel.

Le compte-rendu critique rédigé par le chef de projet doit s’appuyer sur des données ou des éléments objectifs : ainsi, on critiquera la mauvaise conduite de réunion au nom des bonnes de conduite de réunion, on blâmera un mauvais test de matériel au nom des protocoles normatifs, une mauvaise soudure au nom des règles de l’art.

Dans tous les cas de figure, le jugement, bien que personnel, doit être étayé par de solides arguments puisés dans ce qui connote le mieux chez le destinataire.

5 - Le rapport

Le rapport diffère du compte-rendu objectif parce qu’il ajoute un certain nombre d’éléments personnels du rédacteur (individuel ou collectif) : analyse, critique, propositions,. ..

Le rapport a en général, pour but de conduire son destinataire à prendre une décision, à produire donc de l’action.

Le chef de projet compte certainement parmi les cadres opérationnels les plus producteurs de rapports ayant de multiples destinataires. Le rédacteur de rapport intervient de deux façons :

• soit pour évaluer (Rapport d’activités par exemple) en termes de qualité, de quantité, de conformité, de rendement, de performances. Il doit alors rappeler le contexte de l’action, les objectifs, et les moyens mis en œuvre. Il doit ensuite décrire les faits et donner son point de vue et ses recommandations ( sous la forme de propositions de solutions ou de suggestions).
• Soit pour résoudre un problème .

Le rapport est classiquement construit en trois parties, a savoir :

·           Les faits

·           Le jugement des faits

·           Les recommandations

 Pour être lu, le rapport doit être soigneusement construit et présenté. Il est recommandé la présentation suivante :

    ·     Une page de garde consacrée aux informations essentielles telles que le titre du rapport (doit être accrocheur !), le logo type de l’entreprise, le nom du (des) rédacteur(s)..

    ·         Un sommaire où seront consignées les principaux chapitres et la pagination

    ·         Une synthèse générale est fort utile lorsque le rapport est destiné au top management

    ·         Une introduction générale présentant l’objet du rapport, les circonstances de son élaboration et sa ligne directrice.

    ·         Une partie centrale d’abord descriptive, puis critique, puis, enfin, positive

   ·          La conclusion, reprenant l’objet du rapport et exprimant un résultat d’ensemble. Il bon de garder à l’esprit, lorsqu’on rédige un                 rapport, que souvent les lecteurs qui vous connaissent se content de la conclusion…

6 - la note informative

C’est un texte généralement court qui pour but de livrer au lecteur des informations sur des faits, sur des événements et leurs circonstances, sur des chiffres et leur " lecture "..

La note informative a donc pour but de mettre au courant, de façon claire, précise et directe. Elle doit traiter que de faits simples et peu nombreux. Son rédacteur doit avoir le sens de la brièveté et savoir dégager les éléments essentiels.

On distingue en général deux types de note informative :

    ·         La note purement informative qui donne des états, des faits, sans commentaires ( Par exemple,  " Nous vous informons que le match     entre anciens prévu pour le 15/03/01 est annulé)

    ·         La note d’information incitative qui cherche à motiver le lecteur, à produire de l’action. Par exemple, " Le sous-traitant Ben X est plus     performant que Ben Y et ses prix sont inférieurs de 10 % "

 7 - Le résumé

Le résumé a pour but de rendre compte avec fidélité des idées ou des faits essentiels contenus dans un texte. ( Exemple : la synthèse générale d’un rapport..). Il prend en charge les idées de l’auteur, reproduit leur enchaînement et se dispense de tout commentaire ou jugement. Il respecte l’ordre dans lequel les idées ou les faits sont présentés et s’efforce de reproduire les articulations.

Il réduit à environ un tiers la longueur initiale d’un texte .

La méthode la plus efficace pour rédiger un résumé consiste à :

. Dégager, après 2 ou 3 lectures, l’idée centrale du texte et le genre auquel il se rattache

. Faire ressortir les articulations et le "mouvement " du texte

. A partir de ce canevas, noter les idées secondaires

. Rédiger enfin, le résumé